Erityisehdot ja tietosuojaseloste

Tutustu Matka Mäkelä Oy:n erityisehtoihin sekä asiakasrekisterin tietosuojaselosteeseen.

1 Matka Mäkelä Oy:n erityisehdot

Noudatamme yleisien valmismatkaehtojen lisäksi Matka Mäkelä Oy:n erityisehtoja.

1.1 Ilmoittautuminen ja maksut

Asiakkaalle lähetetty loppulasku on samalla varausvahvistus. Muuta vahvistusta ei toimiteta, ellei toisin sovita. Varaus on aina sitova.

1.2 Matkan toteutuminen

Matka Mäkelä Oy:n matkojen toteutumiseen vaaditaan aina vähimmäismäärä matkustajia, joka ilmoitetaan matkakohtaisesti matkaohjelmassa. Matka Mäkelä Oy:llä on oikeus peruuttaa matka vähäisen lähtijämäärän takia varaukset viimeistään päivään saakka. Matkan toteutumisesta ei erikseen ilmoiteta.

1.3 Matkustajan tekemät muutokset ja peruutukset

Asiakkaalle toimitetaan aina myös matkaohjelma, jossa ilmenee päivämäärä, jolloin varaukset on viimeistään tehtävä. Yleensä tämä päivämäärä on kuukautta ennen matkan alkua. Tähän päivämäärään saakka asiakkaalla on oikeus peruuttaa varaus kuluitta, ellei toisin ole ilmoitettu. Tämän päivämäärän jälkeen tehdyistä peruutuksista matkanjärjestäjällä on oikeus periä peruutuskuluina Valmismatkalain 15 § 1 momentin 3 kohdan mukaisista peruutuksista ja muutoksista toimistokulun 50 €/henkilö sekä matkanjärjestäjälle aiheutuneet todelliset (esim. hotellien ja lentoyhtiöiden perimät) kulut. Muista syistä tapahtuvista peruutuksista ja muutoksista perimme toimistokulun 50 €/henkilö sekä matkanjärjestäjälle aiheutuneet todelliset kulut kuitenkin vähintään 50 €/henkilö. Mikäli matkan alkuperäinen hinta on alle 50 €/henkilö, tällöin perimme kuluja 50 % matkan hinnasta.

Muutoksesta tai peruutuksesta on ilmoitettava viivytyksettä ja toimitettava luotettava kirjallinen selvitys matkalle lähdön estäneestä tapahtumasta, jos peruutus tehdään Valmismatkalain 15 § 1 momentin 3 kohdan perusteella. Peruutus astuu voimaan sinä päivänä, kun matkanjärjestäjä vahvistaa vastaanottaneensa peruutuksen.

HUOM! Laskun maksamatta jättäminen ei ole sama asia, kuin peruutus. Mikäli asiakas ei maksa laskuaan eräpäivään mennessä eikä peru matkaansa, on matkanjärjestäjällä oikeus periä maksu asiakkaalta kokonaisuudessaan.

1.4 Laskutus

Lasku erääntyy kaksi viikkoa varauksesta, ellei toisin sovita. Ennakkolaskun suuruus on 100 euroa/henkilö, jos matkan hinta on 300-900 euroa. Ennakkolaskun suuruus on 200 euroa/henkilö, jos matkan hinta on yli 900 euroa. Alle 300 euron matkoista ei lähetetä ennakkolaskua. Mikäli näistä käytännöistä poiketaan, on se ilmoitettu erikseen matkaohjelmassa.

1.5 Matkaliput

Mahdolliset matkaliput ja voucherit kirjoitetaan ja toimitetaan tilaajalle normaalisti noin 7 päivää ennen lähtöpäivää, ellei muuta ole sovittu. Mikäli matkalla on mukana Matka Mäkelä Oy:n henkilökuntaa, huolehtii henkilökunta kaikkien Matka Mäkelä Oy:n kautta varattujen palveluiden matkustusasiakirjoista. Tällöin asiakkaalle ei lähetä erikseen mitään varausta eikä matkalle tarvitse ottaa mukaan erillistä matkalippua tai vahvistusta.

1.6 Matkavakuutus

Matka Mäkelä Oy ei vastaa henkilökohtaisista tapaturmista eikä matkustajien omaisuutta kohdanneista vahingoista. Lähes kaikkiin matkoihimme sovelletaan erityisehtoja. Tämän vuoksi suosittelemme riittävän peruutusturvan sisältävän matkustaja- ja matkatavaravakuutuksen hankkimista jo varausvaiheessa, koska näiden matkaehtojen mukaan mm. viime hetken peruutuksen tapahtuessa (myös sairastapaukset) peruutusturva on haettava vakuutuksesta. Päällekkäisten vakuutusten välttämiseksi kannattaa tarkistaa mm. kotivakuutuksen sisältö ennen erillisen matkavakuutuksen ottamista. Tärkeää on myös tarkistaa, että vakuutuksessa on peruutusturvaosa. Pyydämme tarkistamaan ottamaanne vakuutukseen mahdollisesti sisältyvän vastuunrajoituslausekkeen, joka saattaa lisätä matkustajan omaa vastuuta. Mikäli kohdemaahan matkustaminen (mm. Venäjä) edellyttää matkustajavakuutusta, on matkustajan huolehdittava itse vakuutuksestaan.

1.7 Passi, viisumi ja rokotukset

Matkustajat ovat itse vastuussa passin, viisumin ja rokotusten hankkimisesta sekä passin voimassaolosta matkan aikana ja joissakin tapauksissa myös matkan jälkeen.

1.8 Matkanjärjestäjän oikeus tehdä muutoksia

Matka Mäkelä Oy ei vastaa matkanjärjestäjästä riippumattomista muutoksista. Matka Mäkelä Oy varaa oikeuden muuttaa matkaohjelmaa ja siksi kaikki aikataulut, hinnat, lähtöpäivät jne. ovat sitoumuksetta. Emme vastaa tullimuodollisuuksista tms. johtuvista muutoksista, painovirheistä, emmekä matkakohteen luonnonolosuhteista. Matkanjärjestäjällä on oikeus peruuttaa matka ylivoimaisen esteen johdosta (kuljetuksen estävä lakko, luonnonmullistus, poikkeustila, yms.), jolloin matkanjärjestäjä palauttaa matkustajalle koko hinnan.

Matkajärjestelyihin voidaan tehdä kokonaisuuden kannalta vähäisiä muutoksia, joihin matkustaja on voinut matkakohteen tai sen luonteen perusteella kohtuudella varautua. Tällaiset muutokset eivät ole virheitä eivätkä oikeuta matkustajaa matkan peruuttamiseen tai saamaan hyvitystä matkasta. Virheitä eivät ole esimerkiksi aikataulumuutokset eivätkä hotellin vaihtuminen toiseen saman tasoiseen, jos sijainti ja muut palvelut eivät olennaisesti muutu.

1.9 Vahingonkorvausvastuun rajoitus

Matkanjärjestäjä noudattaa lentomatkojen osalta ilmakuljetussopimuslain ja ilmakuljetuslain mukaista vastuunrajoitusta, sekä merikuljetusten osalta merilain mukaista vastuunrajoitusta, jolloin matkustajan on eräissä tapauksissa osoitettava, että kuljetusvahinko on johtunut matkanjärjestäjän/kuljetusyhtiön huolimattomuudesta.

Matkanjärjestäjä pidättää itselleen oikeuden rajoittaa vahingonkorvausvastuun esine- ja varallisuusvahingoissa. Tällöin matkanjärjestäjä ei vastaa välillisistä tai epäsuorista vahingoista.

1.10 Matkustajan vastuu

Kadotetuista matkalipuista tai muuten käyttämättä jääneistä matkapalveluista ei suoriteta hyvitystä. Mikäli matkustaja myöhästyy ilmoitetusta lähtöajasta, vastaa matkustaja itse kuljetuksesta.

1.11 Vastuullinen matkanjärjestäjä

Matka Mäkelä Oy
Mäntymäentie 26, 42700 Keuruu
0207 438 310
www.matkamakela.fi
matka.makela@matkamakela.fi
www.matkamakela.fi

Ellei toisin ole mainittu.

1.12 Yleiset valmismatkaehdot

Löydät täältä.

1.13 Valvova viranomainen

Kuluttajavirasto & Kuluttaja-asiamies
Haapaniemenkatu 4 A, 7 krs, PL 5
00531 Helsinki
puh. (09) 77 261
fax (09) 7726 7557
http://www.kuluttajavirasto.fi

2 Asiakasrekisterin tietosuojaseloste

2.1 Rekisterinpitäjä

Matka Mäkelä Oy
Mäntymäentie 26, 42700 Keuruu

Yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa:

Nelli Oksanen
Matka Mäkelä Oy
Mäntymäentie 26, 42700 Keuruu
0207 438 310
nelli.oksanen@matkamakela.fi

2.2 Rekisteröidyt

Matka Mäkelä Oy:n asiakkaat.

2.3 Henkilötietojen käyttötarkoitus

Matka Mäkelä Oy käsittelee henkilötietoja vain, mikäli ainakin yksi seuraavista ehdoista toteutuu:

Suostumuksen perusteella

Esimerkiksi asiakas antaa Matka Mäkelä Oy:lle suostumuksen henkilötietojen käsittelyyn, kun tehdään matkavaraus. Asiakkaalla on milloin tahansa oikeus peruuttaa suostumus henkilötietojen käsittelyyn. Mikäli suostumus perutaan, Matka Mäkelä Oy ei välttämättä pysty tarjoamaan asiakkaalle tiettyjä palveluitaan.

Mahdollisen sopimuksen vuoksi

Esimerkiksi, jotta Matka Mäkelä Oy voi tarjoa asiakkaalle palveluitaan, on yrityksen käsiteltävä asiakkaan henkilötietoja, vaikka sopimusta asiakkuudesta ei olisi vielä syntynyt.

Lakisääteisten velvoitteiden vuoksi

Esimerkiksi jotkut valtiot vaativat henkilötietojen luovuttamista, jotta asiakas voi matkustaa kyseiseen kohteeseen. Henkilötietoja tulee luovuttaa viranomaisten vaatimalla tavalla sekä lähtö- että määränpäässä mm. rajatarkastuksiin ja turvallisuuteen liittyvistä syistä.

2.4 Rekisteriin tallennettavat henkilötiedot

Matka Mäkelä Oy:n asiakasrekisteri sisältää asiakkaasta alla olevat tiedot.

Yhteystiedot
·       Nimi
·       Postiosoite
·       Sähköposti
·       Puhelinnumero
·       Syntymäaika

Asiakastiedot
·       Tiedot ostetuista tuotteista / palveluista

Jos matkustajien joukossa on lapsia, Matka Mäkelä Oy kerää myös lapsilta yhteystiedoista nimen ja syntymäajan sekä asiakastiedot.

2.5 Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä kirjallisesti osoitteeseen Matka Mäkelä Oy, Mäntymäentie 26, 42700 Keuruu tai sähköpostitse nelli.oksanen@matkamakela.fi.

Tarkastusoikeus
·       Rekisteröity voi tarkistaa Matka Mäkelä Oy:n tallentamat henkilötiedot.

Oikeus tietojen oikaisemiseen
·       Rekisteröity voi pyytää oikaisemaan häntä koskevat virheelliset tai puutteelliset tiedot.

Vastustamisoikeus
·       Rekisteröity voi vastustaa henkilötietojen käsittelyä, mikäli kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.

Suoramarkkinointikielto
·       Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin.

Poisto-oikeus
·       Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista, jos tietojen käsittely ei ole tarpeen. Poistopyynnön käsittelyn jälkeen Matka Mäkelä Oy joko poistaa tiedot tai ilmoittaa perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa.
·       On huomioitavaa, että rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto Kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §) määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista.

Suostumuksen peruuttaminen
·       Jos rekisteröityä koskeva henkilötietojen käsittely perustuu ainoastaan suostumukseen, eikä esim. asiakkuuteen tai jäsenyyteen, voi rekisteröity peruuttaa suostumuksen.

Rekisteröity voi valittaa päätöksestä tietosuojavaltuutetulle
·       Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.

Valitusoikeus
·       Rekisteröidyllä on oikeus tehdä tietosuojavaltuutetulle kantelu, jos hän kokee, että Matka Mäkelä Oy rikkoo henkilötietoja käsitellessään voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.
·       Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot: www.tietosuoja.fi/fi/index/yhteystiedot.html

2.6 Säännönmukaiset tietolähteet

Asiakastiedot saadaan säännönmukaisesti asiakkaalta itseltään asiakassuhteen syntyessä.

Mikäli yhteydenotto tapahtuu esimerkiksi matkaseurueeseen kuuluvan toisen henkilön kautta, Matka Mäkelä Oy olettaa, että ilmoittajalla on kaikkien matkustajien suostumus henkilötietojen ilmoittamiseen.

2.7 Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Jotta Matka Mäkelä Oy voi tarjota palveluitaan, jaetaan henkilötietoja alihankkijoiden ja yhteistyökumppaneiden kanssa. Näihin lukeutuvat mm. kuljetusyritykset, lentoyhtiöt, hotellit, matkanjärjestäjät ja matkatoimistot. Näille jaetaan vain sellaisia tietoja, joita he tarvitsevat tarjotakseen palveluitaan.

Tietyt maat sallivat matkustamisen vain, kun vaaditut matkustajatiedot on toimitettu. Vaatimukset vaihtelevat matkakohteesta riippuen. Matka Mäkelä Oy jakaa ainoastaan tarpeelliset henkilötiedot muille valtioille ja viranomaisille, jos laki näin edellyttää tai yritys on siihen laillisesti oikeutettu.

Matka Mäkelä Oy:n sisäisessä työskentelyssä käytetään Microsoftin toimisto-ohjelmia ja järjestelmäpalveluita, jolloin Microsoft toimii yrityksen valtuuttamana henkilötietojen käsittelijänä. Microsoft tallentaa henkilötiedot EU:n alueella sijaitsevaan pilvipalveluun.

Liiketoiminnassa käytetään lisäksi erilaisia IT-palveluita ja IT-järjestelmiä. Joissakin niissä säilytetään ja käsitellään henkilötietoja. Sisäisesti Matka Mäkelä Oy käsittelee henkilötietoja varaus- ja myyntijärjestelmässä, joka mahdollistaa asiakkaan tilaamien palveluiden toimittamisen. Eri järjestelmiin kirjaudutaan henkilökunnan henkilökohtaisin käyttäjätunnuksin ja salasanoin.

Paytrail hoitaa Matka Mäkelä Oy:n verkkokauppamaksujen käsittelyn. Henkilötiedot, joihin Paytrailillä on pääsy ovat nimiä, osoitteita ja maksutietoja. Yritys on sitoutunut noudattamaan tietosuojalainsäädäntöä. Tämä henkilötietojen käsittely on tarpeen, mikäli asiakas haluaa maksaa tilauksensa verkkokaupan kautta suoraan, mutta Matka Mäkelä Oy:llä ei ole pääsyä asiakkaan maksutietoihin.

Lisäksi markkinointitarkoituksessa luovutetaan asiakkaan nimi ja sähköpostiosoite Yhdysvalloissa sijaitsevalle MailChimp:lle. Yritys on liittynyt EU-U.S. Privacy Shield -järjestelmään.

Jos henkilötietoja jaetaan muille alihankkijoille, jotka ovat henkilötietojen käsittelijöitä, solmitaan tarvittavat sopimukset käsittelijöiden kanssa.

2.8 Käsittelyn kesto

Matka Mäkelä Oy käsittelee henkilötietoja pääsääntöisesti niin kauan, kuin asiakkuus on voimassa ja aktiivinen.

Asiakkaiden yhteystiedot säilytetään, jotta voidaan ottaa yhteyttä esimerkiksi markkinointitarkoituksessa. Jos asiakas on rekisteröitynyt uutiskirjeen tilaajaksi, tarvittavia tietoja käsitellään niin kauan, kunnes tilaus peruutetaan asiakkaan toimesta. Uutiskirjeen voi perua milloin tahansa uutiskirjeessä olevan linkin kautta, ottamalla Matka Mäkelä Oy:n asiakaspalveluun yhteyttä tai sähköpostitse matka.makela@matkamakela.fi.

Samoja henkilötietoja voidaan tallentaa eri paikkoihin eri käyttötarkoituksia varten. Käytännössä tämä tarkoittaa, että henkilötiedot voidaan poistaa yhdestä järjestelmästä, kun niitä ei enää tarvita, mutta tiedot voivat samanaikaisesti olla tallennettuna toiseen järjestelmään, jossa niiden käyttötarkoitus ei ole lakannut. Mikäli tietoja tarvitaan esimerkiksi analyyttisiin tarkoituksiin, Matka Mäkelä Oy ryhtyy toimenpiteisiin tietojen anonymisoimiseksi niin, että ne eivät enää ole henkilötietoja.

2.9 Henkilötietojen käsittelijät

Matka Mäkelä Oy ja tämän työntekijät käsittelevät henkilötietoja. Matka Mäkelä Oy on ryhtynyt asianmukaisiin turvatoimiin, jotta henkilötiedot ovat suojassa. Lisäksi työntekijöillä on tarkat ohjeistukset, kuinka henkilötietoja tulee käsitellä tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

2.10 Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle

Tietoja siirretään säännönmukaisesti EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Kun tietoja siirretään EU:n ja ETA:n ulkopuolelle, huolehtii Matka Mäkelä Oy henkilötietojen suojan riittävästä tasosta muun muassa sopimalla henkilötietojen luottamuksellisuuteen ja käsittelyyn liittyvistä asioista lainsäädännön edellyttämällä tavalla.

2.11 Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Matka Mäkelä Oy ei käytä tietoja automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.