Rekisteriseloste

Asiakasrekisterin tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

Matka Mäkelä Oy
Mäntymäentie 26, 42700 Keuruu

Yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa:

Nelli Oksanen
Matka Mäkelä Oy
Mäntymäentie 26, 42700 Keuruu
0207 438 310
nelli.oksanen@matkamakela.fi

2. Rekisteröidyt

Matka Mäkelä Oy:n asiakkaat.

3. Henkilötietojen käyttötarkoitus

Matka Mäkelä Oy käsittelee henkilötietoja vain, mikäli ainakin yksi seuraavista ehdoista toteutuu:

Suostumuksen perusteella

Esimerkiksi asiakas antaa Matka Mäkelä Oy:lle suostumuksen henkilötietojen käsittelyyn, kun tehdään matkavaraus. Asiakkaalla on milloin tahansa oikeus peruuttaa suostumus henkilötietojen käsittelyyn. Mikäli suostumus perutaan, Matka Mäkelä Oy ei välttämättä pysty tarjoamaan asiakkaalle tiettyjä palveluitaan.

Mahdollisen sopimuksen vuoksi

Esimerkiksi, jotta Matka Mäkelä Oy voi tarjoa asiakkaalle palveluitaan, on yrityksen käsiteltävä asiakkaan henkilötietoja, vaikka sopimusta asiakkuudesta ei olisi vielä syntynyt.

Lakisääteisten velvoitteiden vuoksi

Esimerkiksi jotkut valtiot vaativat henkilötietojen luovuttamista, jotta asiakas voi matkustaa kyseiseen kohteeseen. Henkilötietoja tulee luovuttaa viranomaisten vaatimalla tavalla sekä lähtö- että määränpäässä mm. rajatarkastuksiin ja turvallisuuteen liittyvistä syistä.

4. Rekisteriin tallennettavat henkilötiedot

Matka Mäkelä Oy:n asiakasrekisteri sisältää asiakkaasta yhteystiedot, ml. nimi, postiosoite, sähköposti, puhelinnumero, syntymäaika sekä asiakastiedot, joista selviää asiakkaan ostamat tuotteet / palvelut.

Jos matkustajien joukossa on lapsia, Matka Mäkelä Oy kerää myös lapsilta yhteystiedoista nimen ja syntymäajan sekä asiakastiedot.

5. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä kirjallisesti osoitteeseen Matka Mäkelä Oy, Mäntymäentie 26, 42700 Keuruu tai sähköpostitse nelli.oksanen@matkamakela.fi.

Tarkastusoikeus

Rekisteröity voi tarkistaa Matka Mäkelä Oy:n tallentamat henkilötiedot.

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Rekisteröity voi pyytää oikaisemaan häntä koskevat virheelliset tai puutteelliset tiedot.

Vastustamisoikeus

Rekisteröity voi vastustaa henkilötietojen käsittelyä, mikäli kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.

Suoramarkkinointikielto

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin.

Poisto-oikeus

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista, jos tietojen käsittely ei ole tarpeen. Poistopyynnön käsittelyn jälkeen Matka Mäkelä Oy joko poistaa tiedot tai ilmoittaa perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa.

On huomioitavaa, että rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto Kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §) määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista.

Suostumuksen peruuttaminen

Jos rekisteröityä koskeva henkilötietojen käsittely perustuu ainoastaan suostumukseen, eikä esim. asiakkuuteen tai jäsenyyteen, voi rekisteröity peruuttaa suostumuksen.

Rekisteröity voi valittaa päätöksestä tietosuojavaltuutetulle

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.

Valitusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä tietosuojavaltuutetulle kantelu, jos hän kokee, että Matka Mäkelä Oy rikkoo henkilötietoja käsitellessään voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.

Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot: tietosuoja.fi/fi/index/yhteystiedot.html

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Asiakastiedot saadaan säännönmukaisesti asiakkaalta itseltään asiakassuhteen syntyessä.

Mikäli yhteydenotto tapahtuu esimerkiksi matkaseurueeseen kuuluvan toisen henkilön kautta, Matka Mäkelä Oy olettaa, että ilmoittajalla on kaikkien matkustajien suostumus henkilötietojen ilmoittamiseen.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Jotta Matka Mäkelä Oy voi tarjota palveluitaan, jaetaan henkilötietoja alihankkijoiden ja yhteistyökumppaneiden kanssa. Näihin lukeutuvat mm. kuljetusyritykset, lentoyhtiöt, hotellit, matkanjärjestäjät ja matkatoimistot. Näille jaetaan vain sellaisia tietoja, joita he tarvitsevat tarjotakseen palveluitaan.

Tietyt maat sallivat matkustamisen vain, kun vaaditut matkustajatiedot on toimitettu. Vaatimukset vaihtelevat matkakohteesta riippuen. Matka Mäkelä Oy jakaa ainoastaan tarpeelliset henkilötiedot muille valtioille ja viranomaisille, jos laki näin edellyttää tai yritys on siihen laillisesti oikeutettu.

Matka Mäkelä Oy:n sisäisessä työskentelyssä käytetään Microsoftin toimisto-ohjelmia ja järjestelmäpalveluita, jolloin Microsoft toimii yrityksen valtuuttamana henkilötietojen käsittelijänä. Microsoft tallentaa henkilötiedot EU:n alueella sijaitsevaan pilvipalveluun.

Liiketoiminnassa käytetään lisäksi erilaisia IT-palveluita ja IT-järjestelmiä. Joissakin niissä säilytetään ja käsitellään henkilötietoja. Sisäisesti Matka Mäkelä Oy käsittelee henkilötietoja varaus- ja myyntijärjestelmässä, joka mahdollistaa asiakkaan tilaamien palveluiden toimittamisen. Eri järjestelmiin kirjaudutaan henkilökunnan henkilökohtaisin käyttäjätunnuksin ja salasanoin.

Paytrail hoitaa Matka Mäkelä Oy:n verkkokauppamaksujen käsittelyn. Henkilötiedot, joihin Paytrailillä on pääsy ovat nimiä, osoitteita ja maksutietoja. Yritys on sitoutunut noudattamaan tietosuojalainsäädäntöä. Tämä henkilötietojen käsittely on tarpeen, mikäli asiakas haluaa maksaa tilauksensa verkkokaupan kautta suoraan, mutta Matka Mäkelä Oy:llä ei ole pääsyä asiakkaan maksutietoihin.

Lisäksi markkinointitarkoituksessa luovutetaan asiakkaan nimi ja sähköpostiosoite Yhdysvalloissa sijaitsevalle MailChimp:lle. Yritys on liittynyt EU-U.S. Privacy Shield -järjestelmään.

Jos henkilötietoja jaetaan muille alihankkijoille, jotka ovat henkilötietojen käsittelijöitä, solmitaan tarvittavat sopimukset käsittelijöiden kanssa.

8. Käsittelyn kesto

Matka Mäkelä Oy käsittelee henkilötietoja pääsääntöisesti niin kauan, kuin asiakkuus on voimassa ja aktiivinen.

Asiakkaiden yhteystiedot säilytetään, jotta voidaan ottaa yhteyttä esimerkiksi markkinointitarkoituksessa. Jos asiakas on rekisteröitynyt uutiskirjeen tilaajaksi, tarvittavia tietoja käsitellään niin kauan, kunnes tilaus peruutetaan asiakkaan toimesta. Uutiskirjeen voi perua milloin tahansa uutiskirjeessä olevan linkin kautta, ottamalla Matka Mäkelä Oy:n asiakaspalveluun yhteyttä tai sähköpostitse matka.makela@matkamakela.fi.

Samoja henkilötietoja voidaan tallentaa eri paikkoihin eri käyttötarkoituksia varten. Käytännössä tämä tarkoittaa, että henkilötiedot voidaan poistaa yhdestä järjestelmästä, kun niitä ei enää tarvita, mutta tiedot voivat samanaikaisesti olla tallennettuna toiseen järjestelmään, jossa niiden käyttötarkoitus ei ole lakannut. Mikäli tietoja tarvitaan esimerkiksi analyyttisiin tarkoituksiin, Matka Mäkelä Oy ryhtyy toimenpiteisiin tietojen anonymisoimiseksi niin, että ne eivät enää ole henkilötietoja.

9. Henkilötietojen käsittelijät

Matka Mäkelä Oy ja tämän työntekijät käsittelevät henkilötietoja. Matka Mäkelä Oy on ryhtynyt asianmukaisiin turvatoimiin, jotta henkilötiedot ovat suojassa. Lisäksi työntekijöillä on tarkat ohjeistukset, kuinka henkilötietoja tulee käsitellä tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

10. Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle

Tietoja siirretään säännönmukaisesti EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Kun tietoja siirretään EU:n ja ETA:n ulkopuolelle, huolehtii Matka Mäkelä Oy henkilötietojen suojan riittävästä tasosta muun muassa sopimalla henkilötietojen luottamuksellisuuteen ja käsittelyyn liittyvistä asioista lainsäädännön edellyttämällä tavalla.

11. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Matka Mäkelä Oy ei käytä tietoja automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.